Nội Dung

Các hệ thống quản lí kho

Đối với một công ty chuyển phát nhanh hoặc một công ty Logistics nói chung thường dùng một hệ thống quản lí kho Warehouse Management system (WMS ).

Có 3 dạng hệ thống thông tin chính gồm

Hệ thống độc lập Standalone
Hệ thống là một modul của hệ thống ERP ( Viết tắt của Enterprise Resource Planning )
Hệ thống dựa trên nền tảng điện toán đám mây Cloud base.

Hệ thống thứ nhất phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống thứ 2 phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn.

Lợi ích của việc xây dựng một hệ thống quản lí kho ( WMS )

Lợi ích của việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lí kho tích hợp như là một Module của hệ thống ERP là rất lớn như: chia sẻ thông tin thời gian thực ( real time ) với các bộ phận khác giúp các hoạt động phối hợp với nhau giữa các phòng ban rất trơn tru. Giảm chi phí quản lí rất nhiều.

Rất thuận lợi cho các hoạt động giám sát kho từ bất cứ đâu. Tích hợp được một Module riêng cho việc phân tích hệ thống; điều này tối quan trọng với các hệ thống quản lí đồ sộ của các tập đoàn lớn…

Những mặt hạn chế của hệ thống ( WMS )

Nhưng sau đây Giao Hàng Tiết Kiệm chúng tôi sẽ chỉ ra những mặt hạn chế mà nó mang lại:

Bị phụ thuộc vào bộ phận IT

Bộ phận kho của một doanh nghiệp Logistics; chuyển phát nhanh thường hoạt động 24/7.

Chỉ cần trục trặc hệ thống thông tin là thiệt hại lớn. Mọi hoạt động gần như ngừng trệ.

Các hoạt động thực tế diễn ra trong kho bị ràng buộc với nhau theo quy trình; doanh nghiệp quy định nhân viên phải có các bước thao tác trên hệ thống thông tin trong quá trình làm việc.

Mỗi nhân viên thường được được cấp một User/account trong đó có phân quyền. Nhưng không phải sự phân quyền luôn chính xác và phù hợp với các điều kiện thực tế.

Hệ thống không chỉ có phần mềm mà còn có phần cứng; phần cứng lại ở kho còn IT thì lại ở trụ sở.

Đôi lúc bộ phận này thường không hoạt động cùng nhịp với bộ phận quản lý kho; ví dụ như khác ca làm việc hoặc bộ phận này có thể tập trung ưu tiên cho các Module khác như Tài chính; Giao dịch (fullfilment) nên sự hỗ trợ không kịp thời.

Vì vậy sự phụ thuộc vào IT của bộ phận kho rất lớn.

Việc xây dựng quy trình không khớp

Quy trình hoạt động kho có ba bộ phận chính liên quan chặt chẽ gồm Quản lý kho; IT và ISO.

Về lý lẽ thông thường thì bộ phận quản lý kho phải đi đầu trong việc tạo ra quy trình, không chỉ phối hợp với bộ phận IT và ISO mà còn nhiều bộ phận khác như chăm sóc khách hàng; vận tải; giao dịch; đào tạo v/v để hệ thống hóa; thể chế hóa và thông tin hóa. Nhưng mỗi bộ lại thường có cái nhìn vấn đề rất khác nhau; sử dụng các biện pháp và công cụ nghiệp vụ khác nhau nên thường xuyên không khớp.

Đặc biệt là nghiệp vụ của bộ phận kho thường xuyên thay đổi theo điều kiện làm việc trên hiện trường làm IT và ISO phải luôn chạy theo để điều chỉnh. Sự mâu thuẫn và căng thẳng giữa các bộ phận từ đó cũng xuất hiện.

Không sử dụng hết lợi ích của báo cáo

Nhìn chung, người ta thường cho rằng báo cáo là khô khan và nếu các hoạt động thực tế mà đang bình thường thì chẳng mấy người muốn đọc báo cáo; nhất là báo cáo phân tích sâu.

Và thực tế cũng cho thấy; biết đọc báo cũng là một kỹ năng phải rèn luyện và đôi khi những người tinh mắt nhìn thấy các vấn đề “nhạy cảm” trong báo cáo lại thường thích im lặng hơn là nói ra vấn đề không phải của mình, bởi mọi thứ đang có vẻ bình thường.

Chỉ khi xảy ra vấn đề bất thường thì báo cáo mới quan trọng.

Giao Hàng Tiết Kiệm rất mong bài viết này có ích đối với Quý khách nếu có nhu cầu về dịch vụ vận chuyển quốc tế như là: Vận chuyển hàng hóa từ Hồ Chí Minh đi Thái Lan nhanh chóng

Và vận chuyển nội địa như Vận chuyển hàng hóa từ Sài Gòn đi Hà Nội uy tín

Hãy liên hệ ngay với Giao Hàng Tiết Kiệm để được tư vấn và báo giá nhanh chóng nhất.